POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
ABBIS S.A.S. – GENESIX
Versión: 1.0
Fecha de entrada en vigencia: [_____________]
- IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales es adoptada por ABBIS S.A.S., sociedad por acciones simplificada identificada con NIT 901.238.721-3, con domicilio principal en Medellín, Antioquia, Colombia, con dirección en Carrera 66 D 32 B 57, correo electrónico administrativo@abbis.co y teléfono 3043742217, sociedad que opera comercialmente, entre otras, bajo la marca GENESIX. Los datos societarios y de representación aquí incorporados se apoyan en el certificado mercantil aportado por ti.
Para efectos de la presente política, ABBIS S.A.S. será el Responsable del Tratamiento de los datos personales que recolecte, almacene, use, circule, suprima, transmita o trate directamente o por intermedio de terceros autorizados.
- OBJETO
La presente política tiene por objeto establecer los criterios, reglas y procedimientos bajo los cuales ABBIS S.A.S. realiza el tratamiento de datos personales de sus clientes, prospectos, leads, usuarios, aliados, proveedores, contratistas, empleados, aspirantes, visitantes, contactos comerciales y demás titulares de información personal, con el fin de garantizar el adecuado ejercicio del derecho fundamental de hábeas data.
- ALCANCE
Esta política aplica a toda base de datos personal administrada por ABBIS S.A.S., ya sea en medios físicos, electrónicos, digitales, automatizados o mixtos, y a toda operación de tratamiento realizada en desarrollo de su actividad empresarial, comercial, publicitaria, creativa, tecnológica, administrativa y contractual.
Asimismo, aplicará cuando ABBIS S.A.S. actúe en calidad de Responsable y, en lo pertinente, cuando actúe como Encargado del Tratamiento por cuenta de terceros, especialmente en escenarios relacionados con marketing, automatización, CRM, campañas, formularios, analítica, publicidad digital, contenido, desarrollo web, atención comercial y soluciones tecnológicas. Los conceptos de responsable, encargado, titular y tratamiento están definidos en la Ley 1581.
- MARCO NORMATIVO
La presente política se rige, principalmente, por:
- a) el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia;
b) la Ley 1581 de 2012;
c) el Decreto 1074 de 2015, en lo que regula el tratamiento de datos personales;
d) la Ley 1266 de 2008, cuando resulte aplicable a información financiera, crediticia, comercial o de servicios; y
e) las instrucciones, guías y lineamientos impartidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.
- DEFINICIONES BÁSICAS
Para efectos de interpretación de esta política, se tendrán en cuenta, entre otras, las siguientes definiciones:
- Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
- Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
- Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Responsable del Tratamiento: persona jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento.
- Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
- Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
- Dato público: aquel calificado como tal por la ley o la Constitución y que no sea semiprivado, privado o sensible.
- PRINCIPIOS
ABBIS S.A.S. aplicará, en todo tratamiento de datos personales, los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
- DATOS PERSONALES QUE PODRÁN SER TRATADOS
ABBIS S.A.S. podrá tratar, según el vínculo existente con el titular y la naturaleza de la relación, entre otros, los siguientes datos:
- a) datos de identificación, contacto y ubicación, como nombre, apellido, cédula, correo electrónico, teléfono, ciudad, cargo y empresa;
b) datos comerciales y de negocio, como intereses de servicios, historial de contacto, requerimientos, negociaciones, propuestas, estado del pipeline, reuniones y observaciones comerciales;
c) datos de facturación y pago, cuando corresponda, como RUT, NIT, razón social, datos contables, datos bancarios autorizados y soportes tributarios o contractuales;
d) datos de navegación y uso digital, como dirección IP, cookies, identificadores de dispositivo, logs, comportamiento en formularios, analítica web y métricas de interacción;
e) datos de imagen, voz, video y material audiovisual, cuando el titular participe en grabaciones, testimonios, contenidos, piezas publicitarias, sesiones fotográficas, reuniones o eventos;
f) datos laborales, contractuales o de proveedores, cuando exista relación de empleo, prestación de servicios, alianza o suministro;
g) datos asociados a formularios, embudos, automatizaciones, CRM, mensajería, campañas, soporte técnico y herramientas digitales utilizadas por ABBIS S.A.S.;
h) cualquier otro dato necesario para el cumplimiento de una finalidad legítima, informada y acorde con la relación existente.
- FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
ABBIS S.A.S. tratará los datos personales para una o varias de las siguientes finalidades, según aplique al caso concreto:
- a) contactar prospectos, leads, clientes, aliados, proveedores o interesados;
b) atender solicitudes de información, formularios, cotizaciones, agendamientos, diagnósticos, asesorías, reuniones y procesos comerciales;
c) negociar, celebrar, ejecutar y dar seguimiento a contratos, órdenes de servicio, propuestas, campañas, proyectos, desarrollos, automatizaciones o relaciones comerciales;
d) prestar servicios de marketing, branding, diseño, contenido, publicidad, automatización, inteligencia artificial, desarrollo web, consultoría y aceleración;
e) administrar bases de datos de clientes, prospectos, aliados, contratistas, proveedores y demás grupos de interés;
f) ejecutar procesos de onboarding, atención al cliente, soporte, seguimiento, control de calidad y gestión de cuentas;
g) enviar comunicaciones comerciales, informativas, promocionales, educativas, estratégicas o institucionales, por correo electrónico, WhatsApp, teléfono, SMS u otros canales autorizados;
h) analizar hábitos de navegación, interacción y comportamiento digital para mejorar experiencia, servicios, campañas, contenidos y procesos internos;
i) gestionar facturación, cartera, pagos, retenciones, obligaciones contables, tributarias, administrativas y legales;
j) realizar procesos de selección, vinculación, contratación, administración de personal, seguridad social y cumplimiento de obligaciones laborales o contractuales;
k) documentar reuniones, llamadas, aprobaciones, instrucciones, soportes de servicio, flujos de trabajo, tickets, trazabilidad y evidencia operativa;
l) utilizar datos de imagen, voz, testimonios, logos o referencias comerciales cuando exista autorización o base jurídica suficiente para ello;
m) prevenir fraude, suplantación, uso indebido de canales, incidentes de seguridad o accesos no autorizados;
n) cumplir obligaciones legales, contractuales, regulatorias o requerimientos de autoridad competente;
o) realizar transmisiones y/o encargos con proveedores tecnológicos, operativos, logísticos, creativos, contables, jurídicos, de analítica, CRM, hosting, nube, automatización o mensajería, cuando ello sea necesario para la operación;
p) cualquier otra finalidad compatible con las anteriores y debidamente informada al titular, cuando corresponda.
- TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
ABBIS S.A.S. evitará recolectar datos sensibles, salvo cuando ello resulte estrictamente necesario y exista base legal suficiente para hacerlo.
En caso de tratamiento de datos sensibles, ABBIS S.A.S. informará al titular, de manera previa, explícita y clara:
- a) que se trata de datos sensibles;
b) que no está obligado a autorizar su tratamiento; y
c) la finalidad específica para la cual serán tratados.
Ninguna actividad de ABBIS S.A.S. estará condicionada al suministro de datos sensibles por parte del titular, salvo que exista deber legal o necesidad estrictamente justificada conforme a la ley.
- DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
ABBIS S.A.S. no realizará tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo en los eventos excepcionales permitidos por la ley y siempre que dicho tratamiento:
- a) responda y respete su interés superior;
b) asegure el respeto de sus derechos fundamentales; y
c) cuente con la autorización del representante legal, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado cuando corresponda.
Cuando se recolecten datos de menores, ABBIS S.A.S. adoptará especiales medidas de cuidado, proporcionalidad y restricción.
- DERECHOS DE LOS TITULARES
Los titulares de datos personales tendrán los siguientes derechos:
- a) conocer, actualizar y rectificar sus datos personales;
b) solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo los casos exceptuados por la ley;
c) ser informados respecto del uso que se ha dado a sus datos;
d) presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones al régimen de protección de datos personales;
e) revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando sea procedente; y
f) acceder de forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.
- PERSONAS LEGITIMADAS PARA EJERCER LOS DERECHOS
Los derechos de los titulares podrán ejercerse por:
- a) el titular;
b) sus causahabientes;
c) su representante legal o apoderado; o
d) quien actúe a favor o para beneficio del titular, cuando exista legitimación suficiente.
- AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
Salvo las excepciones legales, ABBIS S.A.S. solicitará autorización previa, expresa e informada del titular para el tratamiento de sus datos personales.
La autorización podrá obtenerse por cualquier medio que permita su consulta posterior, incluyendo mecanismos escritos, electrónicos, digitales, verbales o conductas inequívocas del titular que razonablemente permitan concluir que la otorgó. El silencio no se entenderá como autorización.
ABBIS S.A.S. conservará prueba de la autorización otorgada por el titular cuando legalmente sea exigible.
- CASOS EN LOS QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN
La autorización del titular no será necesaria en los casos previstos por la ley, incluyendo, entre otros:
- a) información requerida por entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
b) datos de naturaleza pública;
c) casos de urgencia médica o sanitaria;
d) tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y
e) datos relacionados con el registro civil de las personas.
- PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
La atención de peticiones, consultas, reclamos, solicitudes de actualización, rectificación, supresión o revocatoria de autorización estará a cargo del Área Administrativa de ABBIS S.A.S.
- Canal de atención: administrativo@abbis.co
- Asunto sugerido: Protección de Datos Personales
- Dirección física: [____________________]
- PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS
El titular o su causahabiente podrá consultar la información personal que repose en las bases de datos de ABBIS S.A.S. mediante solicitud enviada a los canales indicados en esta política.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Si no fuere posible atenderla dentro de ese término, se informará al interesado antes de su vencimiento, expresando los motivos de la demora e indicando la nueva fecha de respuesta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
- PROCEDIMIENTO PARA RECLAMOS
Cuando el titular o su causahabiente considere que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o cuando advierta un presunto incumplimiento de la ley, podrá presentar reclamo dirigido a ABBIS S.A.S., indicando como mínimo:
- a) identificación del titular;
b) descripción clara de los hechos que originan el reclamo;
c) dirección física o electrónica de contacto; y
d) documentos que se quieran hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, ABBIS S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento sin respuesta, se entenderá desistido el reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, manteniéndose hasta que sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. Si no fuere posible atenderlo dentro de ese término, se informará al interesado los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Antes de acudir a la SIC, el titular debe agotar el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o encargado.
- REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y SUPRESIÓN DEL DATO
Los titulares podrán solicitar en cualquier momento la revocatoria de la autorización otorgada y/o la supresión de sus datos personales, mediante la presentación del reclamo correspondiente.
La solicitud de supresión o revocatoria no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o cuando exista una obligación legal o contractual que justifique la continuidad del tratamiento.
ABBIS S.A.S. pondrá a disposición mecanismos gratuitos y de fácil acceso para este tipo de solicitudes.
- SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
ABBIS S.A.S. adoptará medidas razonables, técnicas, humanas, administrativas y organizacionales para proteger los datos personales frente a adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Asimismo, exigirá a sus encargados, aliados y proveedores que accedan a datos personales el respeto de condiciones de seguridad y privacidad acordes con la naturaleza de la información y con las obligaciones legales aplicables. La Ley 1581 impone a responsables y encargados deberes de seguridad, confidencialidad y acceso restringido; además, el Decreto 1074 exige que los responsables puedan demostrar medidas apropiadas y efectivas, proporcionales a la naturaleza del dato, el tratamiento y los riesgos.
- TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES
ABBIS S.A.S. podrá transmitir o transferir datos personales a terceros ubicados en Colombia o en el exterior, cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus actividades, la ejecución de contratos, el uso de herramientas tecnológicas, servicios de nube, CRM, automatización, analítica, hosting, correo, mensajería, publicidad digital, soporte, almacenamiento o cualquier otro proceso operativo o tecnológico legítimo.
Cuando ABBIS S.A.S. actúe con encargados del tratamiento, suscribirá los contratos o acuerdos necesarios para definir los alcances del tratamiento, las actividades del encargado y sus obligaciones frente al titular y al responsable, incluyendo seguridad y confidencialidad.
Las transferencias internacionales de datos observarán las reglas del artículo 26 de la Ley 1581, que prohíbe, como regla general, transferir datos a países que no proporcionen niveles adecuados de protección, salvo las excepciones legales allí previstas. Las transmisiones internacionales entre responsable y encargado no requieren informar ni obtener consentimiento adicional cuando exista contrato en los términos del Decreto 1074.
- DATOS PERSONALES RECOLECTADOS ANTES DEL 27 DE JUNIO DE 2013
Respecto de datos recolectados antes del 27 de junio de 2013, ABBIS S.A.S. aplicará, cuando corresponda, los mecanismos de comunicación y actualización previstos por la normatividad vigente para dar a conocer la política, solicitar autorización y permitir el ejercicio de derechos.
- AVISO DE PRIVACIDAD
Cuando no sea posible poner a disposición del titular la presente política al momento de la recolección, ABBIS S.A.S. informará mediante Aviso de Privacidad la existencia de esta política, la forma de acceder a ella, las finalidades del tratamiento y los derechos del titular.
El aviso de privacidad contendrá, como mínimo, la información exigida por el Decreto 1074 de 2015.
- VIGENCIA DE LA POLÍTICA Y DE LAS BASES DE DATOS
La presente política rige a partir del [__________].
Las bases de datos administradas por ABBIS S.A.S. estarán vigentes por el tiempo que resulte necesario para cumplir la finalidad para la cual fueron recolectados los datos, para atender obligaciones legales, contractuales, contables, administrativas o probatorias, o mientras subsista una relación legítima con el titular y no exista deber legal o contractual que impida su supresión.
El Decreto 1074 exige que la política incluya fecha de entrada en vigencia y período de vigencia de la base de datos.
- CAMBIOS A LA POLÍTICA
ABBIS S.A.S. se reserva el derecho de modificar la presente política en cualquier momento.
Cualquier cambio sustancial será comunicado oportunamente a los titulares por medios idóneos. Cuando el cambio sustancial se refiera a la identificación del responsable o a la finalidad del tratamiento y afecte el contenido de la autorización, ABBIS S.A.S. comunicará el cambio antes o a más tardar al momento de implementar la nueva política y, si la modificación recae sobre la finalidad del tratamiento, obtendrá una nueva autorización cuando ello sea legalmente necesario.
- PUBLICACIÓN Y CONSULTA
La presente política estará disponible para consulta por los titulares a través de los canales físicos o electrónicos que ABBIS S.A.S. disponga para tal efecto.